নতুন লোক নেওয়ার আগে আপনার প্রসেসগুলো লিখে ফেলুন

ছোট ব্যবসায় কাজের বেশিরভাগ জ্ঞান থাকে প্রতিষ্ঠাতার মাথায়। প্রথম কর্মী নেওয়ার আগ পর্যন্ত এতে সমস্যা হয় না, কিন্তু তারপর সব প্রশ্ন একজনের কাছেই ফিরে আসে। কাজ কীভাবে হয় তা লিখে রাখা প্রবৃদ্ধির জন্য প্রস্তুতির সবচেয়ে সাশ্রয়ী উপায়গুলোর একটি।

যে কাজগুলো বারবার হয়, সেগুলো বেছে নিন

প্রতিদিন বা প্রতি সপ্তাহে হয় এমন কাজ দিয়ে শুরু করুন: অর্ডার কনফার্ম করা, সাধারণ প্রশ্নের উত্তর দেওয়া, ডেলিভারি প্রস্তুত করা, কনটেন্ট পোস্ট করা। নতুন কেউ প্রথমে এই কাজগুলোই নেবেন, তাই স্পষ্ট নির্দেশনা থেকে এগুলোই সবচেয়ে বেশি উপকৃত হয়।

প্রতিটি প্রসেস সংক্ষিপ্ত রাখুন

একটি ভালো প্রসেস ডকুমেন্ট এক পাতায় ধরে যায়। তাতে লেখা থাকে কাজটির উদ্দেশ্য কী, ধাপগুলো ক্রমানুসারে, আর ‘শেষ হয়েছে’ বলতে কী বোঝায়। স্ক্রিনশট বা ছোট একটি স্ক্রিন রেকর্ডিং প্রায়ই কয়েক অনুচ্ছেদ লেখার চেয়ে বেশি বোঝায়।

• উদ্দেশ্য: কাজটি কেন গুরুত্বপূর্ণ
• ধাপ: যে ক্রমে ঘটে, সেই ক্রমে নম্বরসহ
• শেষ: ফলাফল কীভাবে যাচাই করবেন
• দায়িত্বপ্রাপ্ত: কিছু অস্পষ্ট হলে কাকে জিজ্ঞেস করবেন

নতুন কর্মীকে এটি উন্নত করতে দিন

প্রতিটি নতুন সদস্যকে ডকুমেন্ট অনুসরণ করতে বলুন এবং যেখানে বিভ্রান্তি লাগে তা চিহ্নিত করতে বলুন। তাঁদের নতুন দৃষ্টি এমন ফাঁক খুঁজে পায়, যা আপনার চোখে আর পড়ে না। সময়ের সঙ্গে প্রসেসগুলো প্রতিষ্ঠাতার নোট থেকে পুরো টিমের যৌথ হাতিয়ারে পরিণত হয়।